Come creare l’indice con Word, OpenOffice e Pages nel modo giusto

Una delle funzioni più utili e interessanti per chi scrive e impagina un libro, una tesi o un documento con Microsoft Word o con Writer di OpenOffice, è quella che permette la creazione automatica dell’indice, cioè della pagina contenente i titoli di tutti i capitoli e i paragrafi di cui si compone il libro e i relativi numeri di pagina.

Se, fino a questo momento, per realizzare l’indice del tuo libro hai creato una pagina in cui manualmente hai inserito i titoli dei capitoli e dei paragrafi e, sempre manualmente, hai riportato accanto a ogni titolo il rispettivo numero di pagina, sei sicuramente incappato nel più classico dei problemi in cui si incorre in questo caso: hai dovuto rimettere mano alla numerazione perché, nel frattempo, hai fatto modifiche all’impaginazione. Oppure hai dovuto modificare manualmente un titolo perché hai avuto la necessità di cambiarlo anche nel testo.

Con l’indice automatico tutti questi problemi svaniscono nel nulla. Questa utilissima funzione, infatti, permette di creare un indice contenente i titoli di tutti i capitoli e dei paragrafi e i relativi numeri di pagina. E, aspetto ancora più interessante, consente alla pagina di aggiornarsi automaticamente quando ci sono variazioni nei titoli o nei numeri di pagina.

L’indice automatico in Word

Come fare l’indice con Microsoft Word

Per creare un indice con Word funzioni, è innanzitutto necessario che i titoli dei capitoli, dei paragrafi, dei sottoparagrafi siano formattati con gli stili che Word riserva ai titoli (Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3, ecc.). In questo modo, all’interno del file Word sarà creata la “struttura” del documento, cioè un elenco delle varie sezioni di cui si compone il documento.

Dopo aver formattato i titoli utilizzando gli stili, vediamo come fare un indice su word possiamo in maniera molto semplice.

Posizioniamoci nella pagina in cui vogliamo inserire l’indice e clicchiamo sulla scheda “Riferimenti“, quindi sul pulsante “Sommario“. Dal menu a tendina possiamo scegliere uno dei due indici automatici preimpostati. Cliccando su uno di essi, nella pagina verrà automaticamente inserito l’elenco delle varie parti del documento con i relativi numeri di pagina.

Cliccando, invece, sul penultimo pulsante, “Sommario personalizzato“, si aprirà una finestra contenente alcune opzioni di personalizzazione. In particolare, ci sono:

• la spunta per visualizzare o meno i numeri di pagina;
• la spunta per allineare i numeri di pagina a destra (se non selezionata, i numeri compariranno immediatamente dopo i titoli);
• il menu a tendina per la scelta del carattere che sarà utilizzato per riempire lo spazio tra il titolo e il numero di pagina (quando questo è allineato a destra). Scegliendo “Nessuno”, lo spazio rimarrà vuoto. In alternativa, è possibile riempire lo spazio con puntini o trattini: è una funzione molto utile alla lettura, soprattutto quando l’indice si compone di molte voci;
• il menu a tendina dal quale scegliere il formato dell’indice (ce ne sono diversi, dal più semplice al più moderno);
• la casella in cui inserire il numero di livelli da mostrare nell’indice. Se inseriremo “1”, nell’indice saranno presenti solo i titoli formattati con lo stile “Titolo 1”; se inseriremo “2”, vedremo sia le voci di “Titolo 1”, sia quelle di “Titolo 2”, e così via.
• il pulsante “Opzioni“, nel quale ci sono impostazioni più avanzate, come la scelta del livello da applicare a ogni titolo di cui si compone l’indice;
• il pulsante “Modifica“, grazie al quale possiamo modificare gli stili di formattazione di ogni livello dell’indice.

Una volta decise tutte le impostazioni, non resta altro che cliccare su “Ok” e l’indice comparirà nella pagina in cui ci eravamo posizionati all’inizio.

Come aggiornare l’indice in Microsoft Word

Come abbiamo già detto, una delle caratteristiche dell’indice di Word è quella che permette l’aggiornamento automatico dei titoli e dei numeri di pagina.

Se abbiamo modificato il titolo di un capitolo o di un paragrafo, o se abbiamo spostato un capitolo in un’altra pagina, per aggiornare l’indice con le nuove informazioni sarà sufficiente cliccare su un punto qualsiasi dell’indice e poi sulla scheda “Riferimenti” e su “Aggiorna sommario“. Si aprirà una finestra di dialogo dalla quale potremo scegliere se aggiornare l’intero indice (quindi anche i titoli) oppure solo i numeri di pagina. Comodo, vero?

ATTENZIONE: scegliendo “Aggiorna intero sommario” saranno eliminate eventuali modifiche alla formattazione eseguite manualmente all’interno dell’indice (per esempio, grassetti o corsivi aggiunti per personalizzare i titoli del capitoli).

Come eliminare l’indice automatico in Microsoft Word

Per eliminare l’indice, basta cliccare su un qualsiasi punto dell’indice, poi
sulla scheda “Riferimenti“, quindi su “Sommario” e su “Rimuovi sommario“.

L’indice automatico in Writer di OpenOffice

Come creare l’indice con OpenOffice

Come per l’indice automatico di Word, anche perOpenOffice, affinché l’indice automatico funzioni, è necessario che i titoli dei capitoli, dei paragrafi, dei sottoparagrafi siano formattati con gli stili riservati ai titoli (Intestazione 1, Intestazione 2, Intestazione 3, ecc.).

Dopo aver formattato i titoli utilizzando gli stili, possiamo realizzare il nostro indice automatico.

Posizioniamoci nella pagina in cui vogliamo inserire l’indice e clicchiamo su “Inserisci“, quindi su “Indici e tabelle” e poi ancora su “Indici e tabelle“.

La finestra di dialogo che si aprirà è composta da diverse sezioni: ci limitiamo ad analizzare la sezione “Indice“. Qui possiamo:

• dare un titolo all’indice;
• spuntare la voce “Protetto contro modifiche manuali” per impedire che possano essere eseguite modifiche all’interno dell’indice;
• scegliere se creare l’indice per l’intero documento o solo per il capitolo in cui ci si trova;
• scegliere quanti livelli mostrare (se sceglieremo “1”, nell’indice saranno presenti solo i titoli formattati con lo stile “Intestazione 1”; se sceglieremo “2”, vedremo sia le voci di “Intestazione 1”, sia quelle di “Intestazione 2”, e così via);

Affinché l’indice venga creato utilizzando i titoli dei capitoli e dei paragrafi formattati con gli stili “Intestazione 1, 2, ecc.”, è necessario spuntare “Struttura“.

Scelte tutte le opzioni, basta cliccare su “Ok” e l’indice verrà inserito nel documento.

Come aggiornare l’indice in OpenOffice

Come per Microsoft Word, anche per OpenOffice se abbiamo modificato il titolo di un capitolo o di un paragrafo, o se abbiamo spostato un capitolo in un’altra pagina, possiamo aggiornare l’indice con le nuove informazioni.

Per farlo, clicchiamo con il tasto destro su un qualunque punto dell’indice e poi su “Aggiorna indice/Tabella“.

Come eliminare l’indice automatico in Open Office

Per eliminare l’indice, basta cliccare con il tasto destro su un punto qualsiasi dell’indice e poi su “Elimina indice/tabella“.

L’indice automatico in Pages

Pages è il word processor di Apple, disponibile gratuitamente, quindi, soltanto sui dispositivi della mela morsicata come i Mac, gli iPad e gli iPhone.

Come per tutti i suoi software, Apple predilige la semplicità d’uso alla sovrabbondanza di funzionalità, quindi in questo caso, creare l’indice è un’operazione ancora più semplice.

Eventuali screenshot sono presi dalla versione per iPad ma i pulsanti sono gli stessi anche nella versione per Mac.

Innanzitutto apriamo il nostro documento Pages ed impostiamo uno stile Intestazione ai titoli dei capitoli. Per farlo basta selezionare il testo e poi cliccare sul pulsante formattazione in alto a destra, quello a forma di Pennello.

Una volta cliccato sul pulsante formattazione scegliamo lo stile paragrafo Intestazione.

Questa operazione bisogna ripeterla per tutti i titoli dei capitoli. Se poi ci sono anche dei sottotitoli o dei sottoparagrafi, si possono impostare come Intestazione 2. Se i sottoparagrafi hanno a loro volta dei sottoparagrafi, si possono impostare come Intestazione 3.

Basta solo fare questo che Pages costruisce internamente l’indice del documento in modo automatico.

Se poi vogliamo inserirlo all’inizio o alla fine del documento, è sufficiente cliccare sul punto in cui vogliamo inserirlo e poi cliccare in alto a sinistra su Visualizza > Indice > Inserisci indice.

L’indice che comparirà sulla pagina che hai scelto sarà dinamico. Si aggiornerà da solo in tempo reale per qualunque modifica che andrai a fare nel documento.

Alessandro De Giorgi Founder & CEO

Padre, Marito, Lettore, Imprenditore e Ottimista. Co-Fondatore di Youcanprint

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Scritto da Alessandro De Giorgi